Syndic de copropriété : plus de temps sur le terrain, grâce à l’IA
D’avril à juin, un gestionnaire de copropriété enchaîne les assemblées générales en plus de tout le reste : la fuite au troisième étage, l’ascenseur en panne, les factures du chauffagiste, le copropriétaire qui rappelle pour la troisième fois. Avec 8 à 10 immeubles chacun, les gestionnaires passent leurs journées derrière leur écran, alors que les copropriétaires attendent surtout de les voir dans leur immeuble.
Exemple illustratif : un cabinet de 12 personnes (5 gestionnaires) qui gère 45 copropriétés et environ 1 800 lots. Vos chiffres réels sont mesurés lors de l’audit gratuit.
Près de 20 h
pour chaque gestionnaire récupéréées chaque mois
Près de 100 h
libérées
chaque mois
21 jours
le délai de convocation aux AG suivi automatiquement
400 factures
rapprochées du contrat ou du devis voté
Avec les copropriétaires
Chaque message (fuite, panne, nuisance) est lu, rattaché au bon immeuble et classé selon son urgence. Une fuite ou un ascenseur bloqué est signalé tout de suite au gestionnaire, avec un ordre de service préparé pour l’entreprise. Le copropriétaire reçoit un accusé de réception, puis un point d’avancement à chaque étape : il n’a plus besoin de rappeler.
Avec les fournisseurs
Chaque facture est lue, rapprochée du contrat d’entretien ou du devis voté en assemblée, et imputée sur le bon immeuble. Si le montant ne correspond pas, le gestionnaire est alerté avant tout paiement. Le contrôle des comptes par le conseil syndical en est facilité.
Avec le conseil syndical et l’assemblée
Convocations, ordres du jour, feuilles de présence et projets de procès-verbal sont préparés à partir du dossier de l’immeuble. Le délai légal de 21 jours avant l’AG est surveillé, et les convocations électroniques ne partent qu’aux copropriétaires qui les ont acceptées. Le gestionnaire relit, ajuste et signe.
Et pour les charges impayées
Les relances amiables partent par étapes, selon un calendrier défini avec le cabinet. Le gestionnaire voit en un coup d’œil les dossiers qui nécessitent une action de sa part.
Le premier chantier : les demandes des copropriétaires
C’est le flux le plus important (environ 600 messages par mois dans cet exemple) et celui qui interrompt le plus les gestionnaires. C’est aussi celui que les copropriétaires remarquent tout de suite : une réponse immédiate et un suivi clair changent la perception du cabinet, souvent dès l’assemblée suivante.
L’estimation
Ces cinq tâches occupent environ 149 heures par mois. Avec l’automatisation, elles tombent à 52,5 heures : près de 100 heures rendues, soit près de 20 heures par gestionnaire. Le gain le plus fort porte sur les demandes et les factures. Les assemblées générales gagnent proportionnellement moins : le gestionnaire reste au cœur de leur préparation. Mais au printemps, quand les AG s’enchaînent, c’est là que le gain se sent le plus.
Ce que le gestionnaire garde en main
- Les décisions d’intervention : l’ordre de service est préparé, le gestionnaire le valide.
- Le contenu des assemblées : chaque convocation et chaque procès-verbal est relu et signé.
- Le recouvrement : les relances amiables sont automatiques, la mise en demeure et la suite restent sa décision.
- Votre logiciel de gestion de copropriété et votre extranet : l’automatisation s’y branche, sans les remplacer.
Comment on démarre ?
- Audit gratuit : on mesure avec les gestionnaires le temps passé par type de tâche, sur une semaine type.
- Les demandes des copropriétaires, testées sur quelques immeubles.
- Les factures, les AG et les impayés ensuite, idéalement avant la saison des assemblées.
Un service rendu plus efficace – des clients satisfaits – Un temps de travail utile et proche des copropriétaires retrouvé – Plus de qualité et une efficacité optimale
